Le photobooth miroir est un outil de lead generation redoutable en événement B2B. Il convertit l'animation en donnée. Cependant, la collecte d'emails, de numéros de téléphone ou d'images doit impérativement respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Voici les points essentiels pour une collecte clean et efficace.
Le respect du RGPD ne freine pas la performance : au contraire, il renforce la confiance et améliore la qualité des leads. Des participants bien informés et volontaires sont plus engagés, plus qualifiés et plus ouverts aux communications futures.
Ce guide vous aide à structurer votre collecte, sécuriser votre événement et valoriser votre image de marque, tout en restant conforme.
Dans un contexte B2B, cette approche est aussi un avantage concurrentiel : une marque qui gère les données de manière professionnelle inspire davantage de sérieux et de crédibilité.
Au final, la conformité RGPD devient un argument commercial : vos prospects savent que vous prenez leurs données au sérieux.
Si vous organisez des événements réguliers, ces bonnes pratiques constituent une base stable et réutilisable, ce qui simplifie vos futurs déploiements.
1. Le Consentement : La règle d'or
Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.
- Libre : La participation à la photo ne doit pas être conditionnée à la collecte des données.
- Spécifique : La case à cocher pour le consentement marketing doit être séparée du simple consentement pour l'envoi de la photo.
- Éclairé : Les participants doivent savoir à quelle fin leurs données sont collectées.
Cette logique d’opt-in actif est fondamentale. Elle évite les mauvaises surprises et garantit que vos communications marketing sont réellement attendues par les prospects.
Pour optimiser vos taux de conversion, privilégiez un message clair et court : “J’accepte de recevoir des communications de [Entreprise]”. Cela évite toute ambiguïté.
Enfin, documentez le consentement : date, événement, version du texte. Cette traçabilité vous protège en cas de demande ou de contrôle.
2. Les Mentions Légales : Être transparent
Les participants doivent pouvoir accéder à :
- L'identité du Responsable du Traitement (Votre entreprise).
- La Finalité du Traitement (Envoi de photo, marketing, etc.).
- La Base Légale (Consentement).
- L'existence d'un droit de retrait et de rectification.
Une phrase claire suffit souvent, renvoyant vers la politique de confidentialité complète.
La transparence est aussi un facteur de conversion : un texte simple et lisible encourage davantage de participants à laisser leurs coordonnées.
Évitez les paragraphes juridiques complexes sur l’écran du photobooth : un résumé clair avec un lien vers votre politique suffit.
3. Le Rôle du DPA (Data Processing Agreement)
MirrorEffect agit en tant que Sous-Traitant car nous traitons les données pour votre compte. Votre entreprise est le Responsable du Traitement.
Le DPA formalise :
- Les instructions sur le traitement des données.
- Nos engagements de sécurité et confidentialité.
- La procédure en cas de violation.
Chez MirrorEffect, le DPA est systématiquement inclus dans nos contrats B2B.
Cette démarche vous protège juridiquement et clarifie les responsabilités en cas de contrôle ou de demande d’audit.
Elle rassure aussi vos services juridiques et IT, qui savent exactement comment les données sont collectées et traitées.
4. Gestion et Sécurité des Données
- Transfert sécurisé des emails et photos.
- Durée de conservation définie et respectée.
- Portabilité des données sur demande.
Nous recommandons de définir en amont une durée de conservation claire (ex. 3 à 12 mois) et un plan d’archivage. Cela rassure les participants et simplifie vos procédures internes.
La sécurité inclut aussi l’accès restreint aux données : seules les personnes autorisées doivent consulter les listes d’emails.
En pratique, un transfert via lien sécurisé et une exportation chiffrée constituent des standards simples à mettre en place.
Nous recommandons aussi une suppression automatique des données une fois la durée de conservation atteinte, afin d’éviter toute accumulation inutile.
Cette démarche participe à une conformité durable et à une meilleure gouvernance des données.
Elle limite aussi les risques opérationnels en cas de demande de suppression.
Un process simple aujourd’hui évite des complications demain.
Checklist express (Collecte & RGPD)
- Valider les mentions et consentements.
- Case opt-in décochée par défaut.
- Signer le DPA.
- Informer les participants de l’usage des emails.
- Définir une durée de conservation claire.
- Limiter l’accès aux données en interne.
Cette checklist garantit une collecte propre, conforme et rassurante pour vos invités.
Elle évite les erreurs fréquentes et protège votre marque en cas d’audit ou de question d’un participant.
Logistique simple & fluide
L'activation du formulaire de collecte sur le MirrorEffect est rapide. Nous configurons l'écran d'accueil avec vos logos, vos questions et vos mentions légales.
Vous pouvez choisir les champs essentiels (nom, email, entreprise, fonction) et définir un wording clair pour maximiser la qualité des leads.
Un paramétrage soigné permet d’équilibrer conversion et conformité : moins de friction, plus de confiance.
Résultat : une collecte fluide, des leads qualifiés et une expérience respectueuse pour vos invités.
FAQ — Entreprise & Légal
Pouvons-nous collecter autre chose que l'email ?
Oui : Nom, prénom, fonction, ou une question personnalisée. Le principe de consentement RGPD reste le même.
Que se passe-t-il si un invité ne veut pas laisser d'email ?
La photo peut être imprimée sans collecte d’email (option SMS possible).
Comment récupérer les fichiers ?
Nous fournissons la liste des emails et les photos associées via un lien sécurisé.
Peut-on intégrer notre propre politique de confidentialité ?
Oui, nous pouvons intégrer votre lien de politique pour une conformité totale avec vos procédures internes.
Doit-on nommer un DPO pour ce type d’activation ?
Pas nécessairement, mais il est recommandé d’identifier un référent interne pour centraliser les demandes liées aux données.